Steuerliche Anforderungen an elektronische Registrierkassen

Werden elektronische Registrierkassen in Ihrem Unternehmen verwendet, müssen diese den seit 1999 geltenden Rechtsvorschriften entsprechen d.h. sämtliche gespeicherten Daten müssen als Druckdateien oder Exportfiles ausgegeben werden können.
Jede elektronische Registrierkasse, die Daten elektronisch speichert, muss für den Fall der Erstellung dauerhafter Wiedergaben technisch in der Lage sein, sämtliche gespeicherten Daten - vor Überschreiben des Datenspeichers im Gerät - abzuspeichern, damit diese in Form von Druckdateien oder Exportfiles dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden können.

Es besteht keine Verpflichtung zur Anschaffung von elektronischen Kassen, es muss nur sichergestellt sein, dass bereits in Verwendung befindliche bzw. neu angeschaffte Kassen den oben genannten Kriterien entsprechen. Falls infolge Ausstattung der Registrierkasse dies nicht vorgesehen ist, ist diese nach Möglichkeit nachzurüsten, damit die Daten vor dem Überschreiben gespeichert werden können oder auf den abgabenrechtlichen Vorschriften ensprechende Systeme umzustellen. Wenn dies nicht durchgeführt wurde, ist aus Beweisgründen zu empfehlen, sämtliche gespeicherten Daten vor Löschung vollständig auszudrucken.

Da die Abgabenbehörde laut Erlass dazu berechtigt ist, Daten als Druckdateien für Prüfungen anzufordern und können nur ausgedruckte Aufzeichnungen vorgelegt werden, wird in der Regel die Vermutung der formellen Ordnungsmäßigkeit nicht mehr gegeben sein. Ob dieser Verstoß gegen die Formvorschriften auch dazu geeignet ist, die sachliche Richtigkeit der Aufzeichnungen insoweit in Zweifel zu ziehen, dass dies eine Schätzung mit abweichenden Besteuerungsgrundlagen zur Folge hat, ist immer nach der Sachlage des Einzelfalls zu beurteilen. Es stellt aber auf alle Fälle einen Diskussionspunkt dar und kann bei Zusammentreffen von mehreren "Problemen" Konsequenzen nach sich ziehen.

Deshalb ACHTUNG:

• Wenn Daten aus Registrierkassen nicht als Druckdateien ausgegeben werden können, die Nachrüstung durchführen lassen bzw. die Bestätigung des Händlers einholen, dass keine Dateien ausgegeben werden können und auch eine Nachrüstung nicht möglich ist. (Daten zumindest ausdrucken.)

• Bei Kauf einer neuen Kasse auf oben genannte Kriterien achten!

• Bei Verwendung einer "ordnungsgemäßen" Registrierkasse eine jährliche Datensicherung machen und die Daten für eine Prüfung auf Datenträger aufbewahren.

• Bei Verkauf einer Kasse darauf achten, dass alle gespeichterten Daten gesichert/gespeichert wurden.